5 Pertimbangan Penting Dalam Memilih Software Akuntansi

Dalam memilih software akuntansi, ada beberapa hal penting yang wajib menjadi bahan pertimbangan. Gampang-gampang susah, memang. Di satu sisi ada begitu banyak pilihan. Di sisi lainnya jika dilakukan tanhttps://belogica.wordpress.com/wp-admin/post-new.phppa pertimbangan yang cukup, bukan saja bisa menimbulkan double-cost (beli dua kali), tetapi juga bisa mendatang masalah besar di masa yang akan datang. Bayangkan, jika modul software akuntansi anda tiba-tiba mengalami conflict (apalagi sampai crash), aktivitas perekaman transaksi jadi mandeg, data keuangan historis bisa berantkan, bahkan lenyap!—padahal, data historis sangat penting untuk penyusunan laporan keuangan, laporan pajak, dan input analisis dalam menentukan strategi bisnis ke depan.

Lain daripada itu, setiap software akuntansi memiliki kekhasan masing-masing—baik dalam hal fitur, modul, maupun antar muka sistem. Ini menjadi tantangan tersendiri pada tataran implementasi. Artinya, untuk mengoperasikan saja perusahaan membutuhkan training yang tidak singkat. Setelah di melewati masa training perusahaan masih perlu melakukan evaluasi, maintenance dan pemutahiran (upgrade). Semua itu mengkonsumsi tenaga, pemikiran dan biaya yang samasekali tidak bisa disebut murah.

Secara keseluruhan, pemilihan software akuntansi bukan sekedar: presentasi, tawar harga, instalasi, lalu pakai. Ada beberapa hal penting yang mesti dipertimbangkan dalam memilih software akuntansi, antara lain:

1. Pertimbangan Kemanan (Security)

Untuk software jenis lain, mungkin fitur dan modul menjadi bahan pertimbangan terpenting. Tetapi khusus untuk software akuntansi dan keuangan, faktor keamanan sistem adalah yang terpenting. Di perusahaan (bisnis) manapun, data akuntansi dan keuangan adalah informasi vital—bukan saja harus akurat, tetapi juga harus aman (tidak sampai hilang, apalagi bocor ke luar perusahaan). Risiko ancaman keamanan menjadi semakin tinggi bagi perusahaan yang banyak melakukan pemindahan data secara online, misalnya dengan kantor cabang/pusat, divisi di luar lokasi perusahaan, terlebih-lebih bila banyak melakukan transaksi secara online dengan pelanggan.

Ada 2 sumber anacaman terhadap keamanan data akuntansi dan keuangan:

(a). Sumber Ancaman Dari Dalam (Internal Threats) – Ancaman dari dalam bisa berasal dari softwarenya itu sendiri (tidak bekerja secara akurat, conflict, sistim yang tidak stabil, bahkan tidak berfungsi), bisa juga dari usernya, manipulasi dan pencurian data misalnya. Untuk itu software akuntansi harus didukung oleh parameter dan logika kerja yang jelas sehingga menghasilan data yang akurat, menggunakan kode bahasa yang bersih (bebas conflict), stabil, dan mampu mengakomodasi sistim pengendalian intern perusahaan itu sendiri—setidak-tidaknya memiliki sistim otorisasi akases bertingkat.

(b). Sumber Ancaman Dari Luar (External Threats) – Ancaman dari luar tak kalah bahayanya, ragamnyapun cukup banyak: mulai dari spyware, trojan, virus dan berbagai jenis malware lainnya—yang bukan saja bisa merusak, tetapi juga mencuri data. Ini sangat berbahaya. Mungkin ada yang ingin mengatakan: “Bukankah software akuntansi dan keuangan memiliki data base tersendiri yang biasanya terpisah dari data lainnya di server?” Tidak sepenuhnya demikian. Kenyataannya, sebagian besar software akuntansi dan keuangan memiliki fasilitas export-import file yang bisa menjadi pintu masuknya malware.  Khusus yang bertipe MRP, bahkan bisa tersinkronisasi dengan email—yang sudah terkenal sebagai pintu masuknya malware dari luar perusahaan. Software akuntansi yang bagus mesti terancang sedemikian rupa sehingga loopholes yang biasa menjadi target serangan malware samasekali tertutup. Tak kalah pentingnya, adalah ketersediaan sistem backup data.

2. Pertimbangan Fitur dan Modul

Fitur dan Modul adalah pertimbangan terpenting kedua setelah kemanan. Tentunya sangat tergantung pada tingkat kebutuhan perusahaan. Minimal harus dapat memfasilitasi semua jenis aktivitas transaksi akuntansi dan keuangan.

Urusan modul dan fiturpun bisa dibilang gampang-gampang susah. Dewasa ini nyaris semua software akuntansi memiliki minimal modul standar akuntansi, bahkan ada yang diembel-embeli dengan fitur perpajakan. Tetapi ketika dieksplorasi, hanya menu utamanya yang lengkap. Sedangkan jeroannya miskin dan dangkal. Bahasa sederhananya: fiturnya serba ada tetapi serba sedikit. Tidak dalam. Lebih parah lagi tidak terintegrasi.

Misalnya: modul kas lengkap hingga rekonsiliasi bank, tetapi begitu mencoba menelusuri kasus lebih bayar, mau melacak nomor cek pun tidak bisa karena tidak ada fasilitas search untuk cek. Atau fasilitas accounts payable lengkap hingga A/P ageing, tetapi ternyata tidak tersinkoronisasi akurat dengan Receipt of Good (ROG), tidak bisa di drill-down dari ROG ke Jurnal atau sebaliknya.

Soal fitur dan modul saya rasa tidak perlu dijadikan bahan pertimbangan yang berat-berat, toh sekarang sudah banyak ragam software akuntansi. Ada yang dirancang untuk jenis usaha yang spesifik (banking, real estate, hospitality, manufacturing, dll). Ada juga yang dirancang untuk multi business terintegrasi, lengkap dengan fitur business intelligent modul-nya (yang kelas MRP misalnya). Tinggal mengharmonisasikan tingkat kebutuhan dengan budget saja.

Yang terpenting di sini adalah: bagaiaman perusahaan bisa memilih modul akuntansi dan keuangan yang dapat difungsikan secara efektif, dan mampu mengantisipasi perkembangan bisnisnya di masa-masa yang akan datang. Boleh jadi suatu modul atau fitur belum dibutuhkan saat ini, tetapi mungkin dibutuhkan di masa yang akan datang. Masalahnya: Apakah software akuntansi yang akan dipilih saat ini memungkinkan untuk melakukan itu? Bisakah dimutahirkan (upgrade)? Jika perusahaan kelak ingin membuat modul sendiri, bisakah disinkronisasikan? Dapatkah mengadopsi bolt on softwares?

Saya akan khusus membahas masalah modul software akuntansi dan keangan secara bertahap, mulai dari Kas, A/R, Inventory, Aktiva Tetap, Cost Accounting (dan management acconting lainnya), Payroll, A/P, dan seterusnya satu-per-satu. Paling tidak kriteria dan fitur minimal yang harus terpenuhi.

3. Rancangan Antar-muka (Interface Design)

Tidak diragukan lagi, user-friendly sangat penting. Silahkan memilih software akuntansi keuangan yang tampilannya necis nan kinclong, sepanjang alur process data dan navigasi menunya logis, serta mudah dipahami. Jika tidak, maka hanya akan menjadi software yang indah terlihat tetapi sulit dioperasikan.

Memang, masing-masing user memiliki kebiasaan dan perefernce yang berbeda-beda. Bagi saya itu samasekali tidak penting—hanya soal membiasakan diri. Yang terpenting adalah: alur dan aliran proses kerja sistem mestilah mengikuti alur transaksi, alur dokumen, dan alur fisik opersional perusahaan secara keseluruhan—sesuai dengan rancangan sistim pengendalian intern-nya. Tentunya hal itu bisa dilihat dari bagaimana susunan menu navigasi modul dan fiturnya.

4. Support Dan Layanan

Tidak ada sistem atau software yang sungguh-sungguh sempurna, selalu ada loopholes dan kekurangan—bahkan software akuntansi keuangan yang sudah berkelas MRP sekalipun. Selalau ada bugs. Oleh sebab itu, kebutuhan akan support yang bagus tidak bisa ditawar-tawar. Apakah software akuntansi yang akan dipilih memiliki backup support yang bagus dari developer dan vendornya?

Ya ya ya. Semua vendor dan developer mengatakan “we have a top knot support”. Namanya dagang, sudah pasti jualnya kecap nomor satu. Konsumen yang jeli bisa menilai hal itu  dengan ‘sense’ tertentu saat vendor melakukan presentasi.

Untuk yang tidak memiliki sense itu (karena ini pertama kalinya berurusan dengan software akuntansi), saya sarankan untuk mengunjungi website developer/vendornya, perhatikan baik-baik: apakah vendor/developer memiliki real-time support secara online (chat), apakah menyediakan toll-free, apakah memiliki forum. Jika ada silahkan telusuri keluhan-keluhan pelanggan di forum mereka—apakah selalu mendapat jawaban, apakah jarak antara pertanyaan dengan jawaban hanya berselang beberapa menit, jam atau malah berminggu-minggu?

Jika ada toll-free-nya coba ditelepon, apakah ada yang mengangkat? Jika diangkat, jangan katakan anda calon konsumen, tetapi katakan anda adalah pelanggan yang ingin mengeluhkan software mereka, bagaimana tanggapannya? Support yang buruk akan membiarkan anda menunggu di ujung telepon bermenit-menit.

Hal yang jarang mendapat perhatian serius (terutama oleh vendor dan pengembang lokal) adalah dokumentasi, yaitu manual book. Masih banyak developer yang belum menempatkan manual book sebagai bagian dari support sistem yang penting. Idealnya, manual book mesti bisa menjadi acuan bagi user untuk melakukan trouble-shooting dan maintenance ringan. Jika menurut anda itu penting, tidak ada salahnya minta ditunjukan saat presentasi. Jangan sampai untuk urusan seperti itupun perusahaan harus memanggil pegawai khusus.

5. Pertimbangan Harga

Oke. Saya akuntan tetapi menempatkan harga sebagai bahan pertimbangan akhir. Bukan berarti tidak penting. Pembelian software akuntansi sudah pasti merupakan investasi—yang semurah apapun tetap investasi. Apalagi jika perusahaan berencana untuk menggunakan software akuntansi dan keuangan yang berkelas MRP, jelas bukan pengeluaran yang kecil.

Hanya saja, soal harga adalah soal relatif. Artinya, software akuntansi disebut mahal atau murah tergantung software akuntansi seperti apa yang anda butuhkan (seberapa lengkap modulnya, seberapa tinggi security systemnya, seberapa bagus support sistemnya). Apakah yang dibutuhkan hanya sekedar software yang bisa membuat ‘debit-dan-kredit’ selalu balance, atau software penghasil data yang handal untuk bahan pengambilan keputusan bisnis yang berkwalitas?.

Lain daripada kelima pertimbangan di atas, hal yang tak kalah penting untuk dipertimbangkan adalah: dari sekian banyak pegawai, siapa saja yang akan dilibatkan dalam pemilihan software akuntansi? Calon user sudah pasti perioritas utama. Bukan berarti jika mereka ingin ke kantor mencarter jet anda perlu menurutinya, tetapi faktanya merekalah yang paling tahu persis apa yang dibutuhkan, dan merekalah nanti yang akan bergumul menikmati susah-senangnya menggunakan software yang akan anda beli.

Tentunya, jika perusahaan memiliki team IT yang cukup, keterlibatan mereka sangat penting dalam pemilihan software akuntansi. Bagaimanapun juga, mereka memiliki pemahaman yang jauh lebih baik dibandingkan user lainnya untuk urusan tehnis software, termasuk software akuntansi.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s